Soyons honnêtes : la messagerie vocale, c’est souvent le parent pauvre de la communication d’entreprise. Pourtant, elle joue un rôle essentiel. C’est parfois la première voix qu’un prospect ou un partenaire entend. Et comme on n’a qu’une seule chance de faire une bonne première impression… autant qu’elle soit parfaite, non ?
Pourquoi une messagerie pro, c’est important :
- Crédibilité immédiate: un message clair et bien enregistré montre que vous êtes organisé, structuré et sérieux.
- Clarté pour l’appelant: il sait qu’il est au bon endroit, qu’il peut laisser un message, et que quelqu’un le recontactera.
- Gain de temps: un message bien formulé évite les malentendus et oriente l’appelant vers la bonne personne ou le bon moment.
- Image de marque: une messagerie bien pensée reflète votre ton, vos valeurs, et même votre niveau de service.
5 règles simples pour une messagerie pro
Soyez clair, concis et humain
Un bon message dure entre 10 et 20 secondes. On y donne l’essentiel : qui vous êtes, pourquoi on ne répond pas, et ce que doit faire l’appelant.
Voici un exemple : « Bonjour, vous êtes bien chez (nom de l’entreprise). Nous ne sommes pas disponibles pour le moment. Laissez-nous un message, nous vous rappellerons dès que possible. »
Soignez la qualité sonore
Pas besoin d’un micro de studio, mais évitez les bruits de fond, les enregistrements au volant ou dans un couloir bruyant. Parlez lentement, distinctement, avec un ton chaleureux.
Adaptez le message à votre contexte
Heures d’ouverture, congés annuels, réunion d’équipe… Votre messagerie peut (et devrait) s’adapter à vos situations. Un message de fermeture clair évite la frustration des appelants.
Activez (ou pas) la possibilité de laisser un message vocal
Une messagerie vocale, c’est utile, mais encore faut-il l’adapter à votre réalité.
Bonne nouvelle : vous pouvez choisir si l’appelant a la possibilité de laisser un message… ou non.
C’est particulièrement pratique si vous savez que vous ne rappellerez jamais, ou si l’appel est destiné à une ligne secondaire ou temporaire. Dans ce cas, désactivez simplement la fonction “laisser un message”. Résultat : une expérience plus claire pour l’appelant, et moins de messages inutiles à écouter.
Mettez à jour vos message régulièrement
Une messagerie qui annonce des horaires obsolètes ou une absence datant de 2022 ? Pas top. Un petit rappel mensuel pour vérifier vos messages ne fait jamais de mal.
Une messagerie vocale professionnelle, c’est un petit effort… pour un grand impact.
Et bonne nouvelle : Interfone peut vous accompagner à chaque étape, du texte à l’enregistrement pro, jusqu’à la mise en place dans votre téléphonie Magic IP. Vous n’avez qu’à demander 😉
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