Nieuws

1) Maak een begroeting die je imago weerspiegelt

David Swanson zei Je krijgt nooit een tweede kans om een goede eerste indruk te maken ". Dit citaat is ook van toepassing op je telefoonreceptie (of telefooncentrale). Een zin als "Hallo en welkom bij xxx" is genoeg om je klant meteen op zijn gemak te stellen. vol vertrouwen en klaar om te wachten. Je kunt natuurlijk je slogan toevoegen, een juridische zin zoals "Dit gesprek kan worden opgenomen" of een zin die uitnodigt om te wachten...

2) Automatisch en aangepast tijdbeheer activeren

De tijd dat je je antwoordapparaat handmatig aan en uit moest zetten, is voorbij. Met een nieuwe generatie telefooncentrale zoals Magic IP, de tijdschema-instellingen zijn zeer gedetailleerd maar eenvoudig toe te passen.
Zet op elk van je nummers een tijdschema dat de realiteit van uw bedrijf weerspiegelt. Als je boekhouder bijvoorbeeld op woensdag om 13.00 uur klaar is, is het een goed idee als de klant die je om 13.30 uur belt met een factureringsprobleem, wordt doorverwezen naar een bericht dat hem herinnert aan de uren van de afdeling, in plaats van een andere collega te overbelasten die je klant toch niet kan helpen. Gaat een van je medewerkers met verlof? Vooraf een andere configuratie programmeren voor de periode dat hij weg zal zijn.
Plan uw sluitingen voor feestdagen, lange weekenden en andere gelegenheden.

3) Spraakmenu's gebruiken en misbruiken

Een spraakmenu of IVR is een menu waarmee je klanten keuzes kunnen maken door een nummer in te drukken. Het is het ideale hulpmiddel voor uw klanten naar de juiste persoon leidenMaar daar houdt het niet op. Als je een meertalig klantenbestand hebt, is het een goed idee om te beginnen met hen te vragen om hun taal kiezenZelfs als uw werknemers meertalig zijn. Alle aankondigingen terwijl de beller in de wacht staat en het berichtensysteem als er niet wordt opgenomen, zijn in de taal van de beller.. Hij zal dat waarderen.
Voor sommige vragen is de tussenkomst van een van je medewerkers niet nodig, dus waarom zou je daar geen spraakmenu voor gebruiken? Bijvoorbeeld: "Wilt u onze openingstijden weten? Druk op x" Vermijd het "trechter" effect! Er is niets erger dan alle inkomende gesprekken naar één persoon te leiden. De wachttijd zal langer zijn voor de beller, die ook gefrustreerd zal zijn als hij bij iemand aankomt die hem niet kan helpen en die hem moet doorverbinden met iemand anders. Een spraakmenu doet hetzelfde werk als je werknemer, alleen sneller en goedkoper..

4) Maak het wachten aangenaam

Spraakmenu's de wachttijd verkorten maar niet opheffen. En wat de wachttijd ook is, hij lijkt altijd eindeloos. De oplossing, of liever de oplossingen, zijn eenvoudig. Vervang het belsignaal door aangename wachtmuziek in een gemiddeld tempo. Breng het product met regelmatige tussenpozen aan (30 tot 40 seconden is perfect). een bericht om je klanten te vertellen dat je binnenkort voor ze zorgt. Deze boodschap kan ook een reclameboodschap zijn: "bezoek onze site ...", "profiteer van onze promotie xxx", ...
Voor zeer lange wachttijden kan het nuttig zijn om informatie toe te voegen zoals "U bent beller x" of "Uw geschatte wachttijd is y minuten".

5) Neem je gesprekken op

Ondanks het feit dat andere operators over het algemeen geld vragen voor deze functie, is het echt nuttig om deze te activeren. In geval van een geschil kunt u met een opname bewijzen wat er is gezegd. Door gesprekken met klanten op te nemen, kunt u ookde kwaliteit van uw telefonische ondersteuning verbeteren door regelmatig de behandelde gesprekken te controleren. We raden u aan vertel het uw klant met een bericht zoals: "dit gesprek kan worden opgenomen".

Het belang van het correct configureren van je telefooncentrale

Het is cruciaal om de tijd te nemen om na te denken over de uw telefooncentrale configurerenwant dat maakt het een echte een productiviteitstool voor uw bedrijf. Een verkeerde configuratie kan leiden tot frustratie bij uw klanten en voorkomen dat ze optimaal profiteren van de geboden voordelen. In 2024 heeft elk bedrijf (ongeacht de grootte) een telefooncentrale nodig die zich onderscheidt van de concurrentie en die eenvoudig te beheren is via een webinterface..

Magic IP, de oplossing voor gehoste telefooncentrales van Interfone

Onze ervaren experts kunnen je persoonlijk advies en ondersteuning bieden bij het opzetten van een optimale configuratie voor uw telefooncentrale. Door met hen samen te werken bent u ervan verzekerd dat uw centrale voldoen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf, de efficiëntie van uw activiteiten verbeteren en uw klanten een bevredigende ervaring bieden. In feite bieden we je de mogelijkheid om te profiteren van een breed scala aan functies.
Onderschat de kracht van een goed geconfigureerde telefooncentrale niet. Interfone om u te begeleiden bij dit cruciale proces voor uw bedrijf.