Nieuws

Een telefooncentrale is een belangrijk en zeer nuttig hulpmiddel binnen een bedrijf.

Sinds de komst van voordeliger gehoste en cloudgebaseerde centrales, rusten steeds meer kleine bedrijven en freelancers zichzelf uit. En toch.., meer dan de helft van de bedrijven hun beurzen verkeerd configureert en er onvoldoende voordeel uit haalt. Erger nog, sommige slecht geconfigureerde telefooncentrales worden een een bron van frustratie voor uw klanten. Neem dus de tijd om goed na te denken over je configuratie, en om je daarbij te helpen volgen hier enkele tips 5 tips voor een efficiënte uitwisseling.

1) Gebruik een welkomstzin

David Swanson zei "Je krijgt nooit een tweede kans om een goede eerste indruk te maken".. Dit citaat is ook van toepassing op de begroeting van je telefoon. Een zin als "Hallo en welkom bij xxx", is genoeg om je klant meteen op zijn gemak te stellen en hem voor te bereiden op het wachten.. Je kunt natuurlijk je slogan toevoegen, een juridische zin zoals "Dit gesprek kan worden opgenomen" of een zin die uitnodigt om te wachten...

2) Automatisch tijdbeheer activeren

De tijd dat je je antwoordapparaat handmatig aan en uit moest zetten, is voorbij. Met een nieuwe generatie telefooncentrale zoals Magic IPDe roosterinstellingen zijn zeer geavanceerd. Zet een tijdschema op elk van je cijfers dat echt de realiteit van je bedrijf weerspiegelt. Als je boekhouder bijvoorbeeld op woensdag om 13.00 uur klaar is, is het raadzaam dat de klant die je om 13.30 uur belt met een factureringsprobleem gericht naar een bericht dat hen herinnert aan het rooster van de afdeling in plaats van een andere collega te overbelasten die uw klant toch niet kan helpen. Gaat een van je werknemers met verlof? Vooraf een andere configuratie programmeren voor de periode dat hij weg zal zijn. Plan sluitingen op feestdagen, bruggen en andere gelegenheden.

3) Spraakmenu's gebruiken en misbruiken

Een spraakmenu of IVR is een menu waarmee je klanten keuzes kunnen maken door een nummer in te drukken. Het is het ideale hulpmiddel om je klanten naar de juiste persoon te leiden, maar daar houdt het niet op. Als je een meertalige klantenkring hebt, kun je het beste beginnen met hen te vragen hun taal te selecteren, zelfs als je werknemers meertalig zijn.. Alle aankondigingen terwijl de beller in de wacht staat, de boodschap als er niet wordt opgenomen, enz. zullen dan in de taal van de beller zijn. Ze zullen het waarderen. Voor sommige vragen is de tussenkomst van een van je werknemers niet nodig, dus waarom zou je daar geen spraakmenu voor gebruiken? Bijvoorbeeld: "Wilt u onze openingstijden weten? Druk op x". Vermijd het "trechter"-effect! Er is niets erger dan alle inkomende gesprekken naar één persoon te leiden. De wachttijd zal langer zijn voor de beller, die ook gefrustreerd zal zijn als hij bij iemand aankomt die hem niet kan helpen en die hem moet doorverbinden met iemand anders. Een spraakmenu doet hetzelfde werk als je werknemer, alleen sneller en goedkoper..

4) Maak het wachten aangenaam

Gesproken menu's verkorten de wachttijd, maar heffen hem niet op. En wat de wachttijd ook is, hij lijkt altijd eindeloos. De oplossing, of liever de oplossingen, zijn eenvoudig. Vervang het belsignaal door aangename wachtmuziek in een gemiddeld tempo. Speel met regelmatige tussenpozen een boodschap af (30 tot 40 seconden is perfect) om je klanten te vertellen dat je binnenkort voor ze zorgt. Deze boodschap kan ook een reclameboodschap zijn: "bezoek onze site...", "profiteer van onze xxx promotie", etc. Voor zeer lange wachttijden kan het nuttig zijn om informatie toe te voegen zoals "U bent beller nummer x" of "Uw geschatte wachttijd is y minuten"..

5) Neem je gesprekken op

Ondanks het feit dat andere operatoren over het algemeen geld vragen voor deze functie, is het activeren ervan echt nuttig. In geval van een geschil kun je met de opname bewijzen wat er is gezegd. Door gesprekken met klanten op te nemen, kunt u ook de kwaliteit van uw telefonische ondersteuning verbeteren door regelmatig de gesprekken te controleren die door uw supportteam worden afgehandeld.. In België is er geen specifieke wet die het opnemen van een gesprek waaraan je deelneemt verbiedt, We raden u aan uw klant te waarschuwen met een bericht zoals: "dit gesprek kan worden opgenomen"..