De W60P, Yealink's heropleving

Een telefooncentrale is een belangrijk en zeer nuttig hulpmiddel binnen een bedrijf. Met de komst van goedkopere gehoste en cloud PBX'en installeren steeds meer kleine bedrijven en freelancers deze. Meer dan de helft van de bedrijven configureert hun centrales echter verkeerd en haalt er niet genoeg uit. Erger nog, sommige slecht geconfigureerde telefooncentrales worden een bron van frustratie voor je klanten. Neem dus de tijd om goed na te denken over uw configuratie en om u te helpen volgen hier 5 tips voor een efficiรซnte centrale. 1) Gebruik een welkomstzin David Swanson zei "Je krijgt nooit een tweede kans om een goede eerste indruk te maken". Dit citaat is ook van toepassing op uw telefoonbegroeting. Een zin als "Hallo en welkom bij xxx" is genoeg om je klant meteen op zijn gemak te stellen en hem voor te bereiden op het wachten. Je kunt natuurlijk ook je slogan toevoegen, een juridische zin zoals "Dit gesprek kan worden opgenomen" of een zin die uitnodigt om te wachten... 2) Activeer automatisch tijdbeheer Voorbij zijn de dagen dat je je antwoordapparaat handmatig moest activeren en deactiveren. Met een nieuwe generatie telefooncentrales zoals Magic IP kunt u zeer gedetailleerde tijdschema's instellen. Stel voor elk van uw nummers een tijd in die echt overeenkomt met de realiteit van uw bedrijf. Als je boekhouder bijvoorbeeld op woensdag om 13.00 uur klaar is, is het een goed idee als een klant die je om 13.30 uur belt met een factureringsprobleem, wordt doorverbonden met een bericht dat hem herinnert aan het rooster van de afdeling, in plaats van een andere collega te overbelasten die de klant toch niet kan helpen. Gaat een van je medewerkers met verlof? Plan van tevoren een andere configuratie in voor de periode dat hij of zij weg zal zijn. Plan sluitingen voor feestdagen, bruggen en andere gelegenheden. 3) Gebruik en misbruik spraakmenu's Een spraakmenu of IVR is een menu waarmee je klanten keuzes kunnen maken door een nummer in te toetsen. Het is de ideale tool om je klanten naar de juiste persoon te leiden, maar daar houdt het niet op. Als je een meertalige klantenkring hebt, kun je het beste beginnen met hen te vragen hun taal te selecteren, zelfs als je medewerkers meertalig zijn. Alle aankondigingen tijdens het gesprek, de boodschap als er niet wordt opgenomen, enz. zullen dan in de taal van de beller zijn. Ze zullen het waarderen. Voor sommige vragen is de tussenkomst van een van je medewerkers niet nodig, dus waarom zou je daar geen spraakmenu voor gebruiken? Bijvoorbeeld: "Wilt u onze openingstijden weten? Druk op x" Vermijd het "trechter"-effect! Er is niets erger dan alle inkomende gesprekken naar รฉรฉn persoon te leiden. De wachttijd zal langer zijn voor de beller, die ook gefrustreerd zal zijn omdat hij bij iemand aankomt die hem niet kan helpen en die hem moet doorverbinden met iemand anders. Een spraakmenu doet hetzelfde werk als je medewerker, maar dan sneller en goedkoper. 4) Maak wachten aangenaam Spraakmenu's verkorten de wachttijd, maar heffen hem niet op. En wat de wachttijd ook is, hij lijkt altijd eindeloos. De oplossing, of liever de oplossingen, zijn eenvoudig. Vervang het belsignaal door aangename wachtmuziek in een gemiddeld tempo. Speel met regelmatige tussenpozen een boodschap af (30 tot 40 seconden is perfect) om je klanten te vertellen dat je binnenkort voor hen zorgt. Deze boodschap kan ook een reclameboodschap zijn: "bezoek onze site...", "profiteer van onze xxx promotie", etc. Voor erg lange wachttijden kan het nuttig zijn om informatie toe te voegen zoals "U bent beller nummer x" of "uw wachttijd wordt geschat op y minuten". 5) Neem uw gesprekken op Ondanks het feit dat deze functie meestal betalend is bij andere operatoren, is het activeren ervan echt nuttig. In geval van een geschil kun je met de opname bewijzen wat er is gezegd. Door gesprekken met klanten op te nemen, kun je ook de kwaliteit van je telefonische ondersteuning verbeteren door regelmatig de gesprekken te controleren die door je supportteam worden behandeld. In Belgiรซ is er geen specifieke wet die het opnemen van een gesprek waaraan u deelneemt verbiedt, dus we raden u aan uw klant te waarschuwen met een bericht als "dit gesprek kan worden opgenomen".

Meer lezen